Minden vállalat hosszú távú sikerességének meghatározó tényezője, hogy az adott üzleti tevékenységhez megtalálja a legmegfelelőbb munkateret. Az irodatér képes összekötni az olyan stratégiai fontosságú elemeket, mint az emberi erőforrás, a technológia és az üzleti folyamatok. Nem mindegy, hogyan helyezzük el ezeket az elemeket, hogyan tervezzük meg és rendezzük be irodánkat.

Az optimálisan kialakított irodai környezet teljesítménynövelő eszközzé válik: eredményesebbé teszi a munkavégzést, megkönnyíti az információáramlást, felgyorsítja a döntéshozatal folyamatát, segít megnyerni és megtartani a tehetséges munkaerőt.

A Steelcase Inspiration Office® módszertanán, illetve saját tapasztalatokon alapuló, fejlett eszköztárat alkalmazunk az optimális irodatér kialakítása érdekében.

Az itt látható módszertan mentén kialakított  környezetet nevezzük mi "Inspiratív munkatérnek".

1. Értéklánc-elemzés: a tér mint stratégiai eszköz hozzáadott érték potenciáljának elemzése

2. Koncepcionális tervezés: a vállalat működésének és a vállalat egészének a térben való térképszerű elhelyezése (makro-vízió/helicopter view)

3. Funkcionális tervezés: munkahely szintű specifikáció a cégen belüli részlegek igényeinek figyelembe vételével (mikro-vízió)

4. Az elvárt eredmények megvalósulást követő mérése

A módszertan menetét és eredményességét egy megvalósult esettanulmányon (NCR kutatási részleg) keresztül is bemutatjuk.

A tér mint stratégiai eszköz és annak hozzáadott érték potenciáljának elemzése

Az értékláncelemzéssel azt vizsgáljuk, hogy az iroda direkt vagy indirekt módon hogyan tud hozzájárulni a kívánt változások eléréséhez. Ilyen kívánt változás lehet például:

• a csapatmunka, információ- és tudásmegosztás erősítése, innovatív gondolkodás támogatása
• céges arculatváltás, kulturális változások hangsúlyozása, új munkamódszerek bevezetése (desk sharing, hoteling)
• cégen belüli gyakori átszervezések költségeinek csökkentése

A kitűzött célokat egy mérhető rendszerbe kell átültetni, valamint olyan célszámok meghatározására van szükség, melyek az inspiratív irodatér megvalósulása után mérhetővé válnak. 

Esettanulmány: NCR kutatási részleg, Dundee, Skócia

"A célunk, hogy olyan környezetet teremtsünk, mely elősegíti az innovációt és a csapatmunkát. A legkiemelkedőbb embereket kell idevonzanunk, hogy kiemelkedő kutatási eredményeket tudjunk felmutatni."

Mark Grossi, Cheif technology Officer, NCR Financial Solutions Group

Mérhető célkitűzések: döntéshozatal felgyorsítása, kommunikáció és tudásmegosztás javítása, innováció fejlesztése a piacvezető pozíció megtartásához, tanulási folyamat gyorsítása, rugalmas és változatos munkakörnyezet megteremtése

A vállalat működésének és a vállalat egészének az irodatérben való térképszerű elhelyezése (makro-vízió vagy 'helicopter view')

• Spontán vagy tudatos térszerveződés?
  A cégen belüli interakciók kapcsán a különböző funkciójú terek előbb-utóbb maguktól, spontán módon kialakulnak. Arra kell törekedni, hogy ezek tudatosan szervezve támogassák az egységek, osztályok, munkatársak közötti munkát.
• Főbb térfunkciók megkülönböztetése
  Az Inspiration Office módszertan kidolgozása során lezajlott vizsgálatok és felmérések alapján az irodatéren belül 5 alapvető térfunkció különíthető el (tasking, teaming, conferencing, welcome, in-between).
• Makro vízió
  A vállalat szervezeti felépítésének és működésének megfelelően, a főbb térfunkciókkal összehangban térképszerűen kerül elhelyezésre a vállalat egésze az irodatérben. 

Esettanulmány: NCR kutatási részleg

• Kiemelt fontosságúnak tekintett térfunkciók: tasking, teaming, kollaboratív terek (meeting)
  
  

Funkcionális tervezés: munkahely szintű specifikáció a cégen belüli részlegek igényeinek figyelembe vételével (mikro-vízió)

A funkcionális tervezés kiindulópontja, hogy a tervezés során kiiktassuk az összes zavaró tényezőt, melyek a különböző munkafolyamatok hatékonyságát befolyásolják.Az Inspiration Office módszertan a térfunkciók kialakítása után konkrét tervezési szempontokat határoz meg.

• A módszertant meglelőző több éves nemzetközi kutatások során a munkavállalókat kérdőíves felmérésbe vonták be: megkérdezték, melyek a zavaró tényezők munkájuk során. Ezeket a zavaró tényezőket csoportosították, és ezek kiiktatására 6 tervezési alapelvet határoztak meg.
• A különböző térfunkciók és a cég működési egységein belül meg kell vizsgálni, ezek közül melyek az adott vállalatra vonatkozó legkritikusabb tényezők.
• Ezen tervezési alapelvek szerint - a zavaró tényezők figyelembe vételével - az adott vállalat számára konkrét bútorozási javaslat készül, bútorozási típusmegoldásokkal.

Esettanulmány: NCR kutatási részleg
A felmérésből kiderült, hogy:

• a fejlesztők több "gondolkodási teret" szeretnének, amelyek kreatív ötletekre inspirálnak
• több olyan felületre van szükség, ahol a már megszerzett tudás, információ könnyen megjeleníthető
• a projekt team-ek flexibilis tereket és bútormegoldásokat igényelnek
• a kreatív emberek szabadságát, különböző munkastílusát támogató bútorozási megoldásokat kell alkalmazni

A módszertan első lépéseként kitűzött stratégiai célok megvalósulásának mérése, ezáltal az irodatér eredményességre gyakorolt hatásának igazolása.

Az új, Inspiratív Irodatér kialakítását, a bútorok installálását követően néhány hónappal már mérhetők az eremények. Milyen mértékben valósultak meg a folyamat legelején kitűzött célok?

Esettanulmány, NCR kutatási részleg:

• döntési folyamatok felgyorsulása: 150%
• innováció elősegítése: 40%
• kommunikáció, tudásátadás javulása: 14%
• tanulás segítése: 75%
• munkafolyamatok javulása: 14%

Forduljon hozzánk bizalommal, próbálja ki ingyenes irodatér gyorsauditunkat, melyből ötleteket kaphat irodája eredményességének növelésére, hogy kollégái nagyobb kedvvel dolgozzanak.